Финансовата платформа BINETIX PTM предлага уникален механизъм за единно управление и съхранение на информацията свързана с работата по документарните досиета. Този механизъм може да бъде наблюдаван и управляван от потребителите на Системата чрез оперативни статуси, които могат да преминават един към друг при определени условия и правила, които формират жизнения цикъл на досието.
Диаграмата по-долу описва преходите между статусите на документарното досие:
А. Подготовка на документарното досие
Чернова (draft) – статус на документарното досие, който отразява момента на неговото създаване от експерт по международни разплащания преди неговата регистрация и готовност за издаване на нареждания. Черновата на досието се попълва от експерта, който събира нужната информация. Системата допуска създаването на чернова на досие по всяко време, дори и в случаи като получаване на акредитиви, при които получаването на SWIFT по посочената в Draft-а референция се прикача към досието и статуса се променя съгласно бизнес процеса (в дадения пример за акредитиви се променя на “Регистрирано”). |
Б. Регистрация на документарно досие
Ново – статус на документарното досие, който отразява момента на готовност черновата на досието да бъде използвана в документарни операции; Регистрирано – този статус отразява момента, в който е започната процедура по приемане на досието за обработка на документи и плащания. Този момент може да е свързан с издаване на съответно нареждане (например нареждане за издаване или авизиране на акредитив). Досието може да промени статуса си от Регистрирано на Отказано или Прието съобразно бизнес процеса в който се намира; Отказано – статусът отразява крайно състояние на документарното досие, което е имплицитно отказано в резултат на изпълнение на проверки или обработка на нареждания при издаване или авизиране. Причините за отказ може да са различни и обикновено зависят от изпълнението на конкретно нареждане. |
В. Обработка на документарно досие
Прието – статус на документарно досие на издаден акредитив, който отразява момента на окончателно приемане на досието от страна на вашата организация, върху което може да се извършват други операции, като обработка на документи, плащания, издаване на други нареждания и др; За закриване – статус на документарното досие, който отразява момента, в който е започнат процеса по закриване на ангажимента по издаден акредитив. Възможни са ситуации, при които е необходимо да се извършат ръчни операции и да се съгласуват действията на експертите от международни разплащания, кредитен контрол и администрация. Бизнес процесът отнема технологично време за изпълнение на задбалансовите операции и приключва със статус Закрито; Закрито – краен статус на документарното досие, който отразява момента на фактическото закриване на ангажимента по досието и приключването на съответните задбалансови операции. По закритите досиета не могат да се издават нови нареждания, но закриването на ангажимента по досието (досие в статус „Закрито”) не трябва да ограничава Системата да получава SWIFT съобщения или да извършват ръчни счетоводни операции по досието. |
